Ionuț Valentin Sas, SVP Finance w UiPath, twierdzi, że po uruchomieniu Krajowego Systemu e-Faktur największym problemem działów finansowych przestały być rutynowe dokumenty, a stały się faktury wymagające ręcznej interwencji. Raport Ardent Partners „State of ePayables 2025″ pokazuje skalę zjawiska: przeciętna firma przepuszcza bezpośrednio, bez udziału człowieka, 35,4 proc. faktur, a średni wskaźnik wyjątków wynosi 18,4 proc.
- Według raportu Ardent Partners „The State of ePayables 2025" przeciętna firma przetwarza bezpośrednio, bez udziału człowieka, zaledwie 35,4 proc. faktur, a wskaźnik wyjątków wynosi 18,4 proc. – przy czym obsługa jednej faktury kosztuje średnio 9,84 dolara i trwa 8,2 dnia.
- Obsługa wyjątków jest najsłabiej zautomatyzowanym podprocesem w całej księgowości zobowiązań: tylko 4 proc. firm zautomatyzowało ją w pełni, a 44 proc. nie zautomatyzowało jej wcale.
- Od 1 kwietnia 2026 r. polskie firmy prowadzą równolegle dwa obiegi faktur – ustrukturyzowany w KSeF dla sprzedaży krajowej i tradycyjny dla faktur od zagranicznych kontrahentów, co według UiPath tworzy osobną, powtarzalną kategorię wyjątków wynikającą bezpośrednio z konstrukcji przepisów.
Teza pochodzi z materiału prasowego UiPath rozesłanego 3 września 2026 r. przez agencję Planet Partners. Sas kieruje w UiPath globalnym obszarem podatków, sprawozdawczości statutowej, zgodności regulacyjnej i skarbowości, wcześniej przez ponad dekadę był partnerem w PwC Romania.
Chcesz czytać więcej treści związanych z AI?
Dodaj AIPORT.pl do preferowanych źródeł Google
Wyjątek to faktura, która nie zgadza się z zamówieniem albo utknęła bez akceptacji
Wyjątek w księgowości zobowiązań oznacza dokument, którego system nie potrafi zamknąć według reguł. Sas wymienia cztery typowe przyczyny: niedopasowanie do zamówienia zakupu, brak wymaganej akceptacji, błędne kodowanie oraz zapytanie od dostawcy. Od tego momentu sprawa opuszcza kontrolowany obieg i ląduje w wątkach mailowych oraz arkuszach kalkulacyjnych.
Przeciwieństwem wyjątku jest przetwarzanie bezpośrednie, w branży określane skrótem STP (straight through processing), czyli droga faktury od wpływu do zapłaty bez ingerencji człowieka. UiPath podaje w materiałach produktowych, że Canon przekroczył założony próg 75 proc. STP w niecałe dziewięć miesięcy i doszedł do około 90 proc. przy wolumenie 4,5 tys. faktur miesięcznie.
Skutki finansowe wyjątków są mierzalne i według Sasa układają się w powtarzalny schemat: opóźnione przepływy gotówki, utracone rabaty za wcześniejszą płatność, napięte relacje z dostawcami oraz zamrożony kapitał obrotowy. Zanim ktokolwiek podejmie decyzję, musi zebrać dane rozproszone po kilku systemach:
- systemie ERP,
- platformie zakupowej,
- umowie z dostawcą,
- historii wcześniejszych transakcji,
- korespondencji z dostawcą.
Informacji zwykle nie brakuje. Brakuje jednego miejsca, w którym są złożone w całość.
Ardent Partners: obsługa wyjątków jest najmniej zautomatyzowanym obszarem księgowości
Sprawdziłem raport, na który powołuje się UiPath. „The State of ePayables 2025″ firmy analitycznej Ardent Partners powstał na podstawie ankiety wśród 204 osób odpowiedzialnych za księgowość zobowiązań i finanse, zebranej między marcem a majem 2025 r. Autorem jest Andrew Bartolini, założyciel i Chief Research Officer Ardent Partners.
Materiał prasowy UiPath mówi, że najlepsze działy księgowości osiągają „około jednej trzeciej” wyniku Canona, czyli mniej więcej 30 proc. To zaniżenie. W raporcie 35,4 proc. jest średnią rynkową, firmy z czołówki przetwarzają bezpośrednio 51 proc. faktur, a 29 proc. to wynik pozostałych podmiotów.
| Wskaźnik | Średnia rynkowa | Czołówka | Pozostali |
|---|---|---|---|
| Faktury przetwarzane bezpośrednio | 35,4 proc. | 51,0 proc. | 29,0 proc. |
| Wskaźnik wyjątków | 18,4 proc. | 11,1 proc. | 20,9 proc. |
| Koszt obsługi jednej faktury | 9,84 dolara | 2,65 dolara | 12,42 dolara |
| Czas obsługi jednej faktury | 8,2 dnia | 2,9 dnia | 13,5 dnia |
Najmocniejsza liczba w całym raporcie dotyczy jednak automatyzacji samej obsługi wyjątków. Spośród dziesięciu badanych podprocesów księgowości zobowiązań wypada ona najgorzej: tylko 4 proc. firm zautomatyzowało ją w pełni, a 44 proc. nie zautomatyzowało jej wcale. Dla porównania harmonogramowanie płatności jest w pełni zautomatyzowane u 44 proc. respondentów. Wysoki odsetek wyjątków znalazł się też na drugim miejscu listy największych wyzwań działów księgowości, wskazany przez 48 proc. badanych, tuż za zbyt długim czasem akceptacji, który wymieniło 49 proc.
Ardent Partners odnotowuje przy tym, że sztucznej inteligencji używało wtedy 44 proc. działów księgowości, a kolejne 34 proc. deklarowało wdrożenie w ciągu roku.
Opisz krótko, czego potrzebujesz. Jesteśmy największym HUB-em AI w Polsce — w naszej bazie znajdziesz blisko 500 zweryfikowanych firm specjalizujących się w AI. W Twoim imieniu poprosimy 3-5 dopasowanych wykonawców o kontakt w ciągu 48 godzin.
Po 1 kwietnia 2026 r. polskie firmy prowadzą dwa równoległe obiegi faktur
Polski kontekst tej dyskusji jest mocniejszy niż w większości krajów, bo KSeF działa już obowiązkowo od ponad pół roku. Harmonogram wygląda tak:
- 1 lutego 2026 r. objął obowiązkiem wystawiania faktur podatników, u których sprzedaż brutto w 2024 r. przekroczyła 200 mln zł, według szacunków Ministerstwa Finansów około 4,2 tys. podmiotów, i jednocześnie nałożył na wszystkie firmy obowiązek odbierania faktur przez system,
- 1 kwietnia 2026 r. rozszerzył obowiązek wystawiania na pozostałych przedsiębiorców,
- 1 stycznia 2027 r. obejmie najmniejsze podmioty, o miesięcznej sprzedaży fakturowanej do 10 tys. zł brutto, i wtedy też ruszają administracyjne kary pieniężne.
Skala jest już policzalna. Ministerstwo Finansów podało Polskiej Agencji Prasowej, że od 1 lutego do 26 maja 2026 r. w KSeF wystawiono 289 571 267 faktur, a liczba wystawców sięgnęła 2 061 144. W lutym było to nieco ponad 39,9 mln dokumentów, w marcu ponad 53,2 mln, a w kwietniu, po wejściu drugiej grupy, ponad 106 mln.
Sas wskazuje na specyfikę, której nie ma w krajach bez centralnego systemu. Faktury zakupowe od zagranicznych kontrahentów pozostają poza KSeF i wpływają odrębnymi kanałami. Polska firma kupująca w Niemczech czy Czechach prowadzi więc równolegle obieg ustrukturyzowany dla sprzedaży krajowej i tradycyjny dla importu. To osobna, powtarzalna kategoria wyjątków, wygenerowana przez samą konstrukcję przepisów.
Ta diagnoza jest trafna, ale niepełna. KSeF rzeczywiście uporządkował format i standaryzacja ułatwia automatyzację, tyle że dokument ustrukturyzowany nie mówi nic o tym, czy zamówienie zostało poprawnie wystawione, czy dostawa się zgadza i kto ma prawo zaakceptować różnicę. Sprawy sporne były i pozostaną sprawami ludzi.
Widzę tu jednak ryzyko, którego materiał UiPath nie porusza. Jeśli agent AI zbiera dane, analizuje wcześniejsze rozstrzygnięcia i podsuwa gotową propozycję, człowiek bardzo szybko przestaje weryfikować, a zaczyna klikać „zatwierdź”. Formalnie decyzja nadal należy do księgowego. Praktycznie decyzję podjął model, a podpis jest tylko dokumentacją. W obszarze, w którym od 2027 r. za błąd grożą kary sięgające pełnej kwoty VAT, to różnica warta przemyślenia przed wdrożeniem, a nie po nim.
Pytanie, które postawiłbym każdemu dyrektorowi finansowemu rozważającemu takie narzędzie, brzmi prosto: ile spraw miesięcznie wasz zespół faktycznie odrzuci wbrew rekomendacji systemu? Jeśli odpowiedź brzmi „zero”, nadzoru nie ma, jest jego pozór.
Piotr Wolniewicz, Redaktor Naczelny AIPORT.pl
Sas: agenci AI mają przygotować sprawę, decyzję zostawić człowiekowi
Propozycja UiPath sprowadza się do przesunięcia pracy przygotowawczej na oprogramowanie. Agenci AI mają zebrać dane z rozproszonych systemów, sprawdzić, jak rozwiązywano podobne przypadki wcześniej, zaproponować kolejne kroki i przygotować projekt wiadomości do dostawcy. Człowiek wchodzi dopiero na etapie decyzji.
Sas mówił o tym szerzej w wywiadzie dla Gulf Business z 15 lipca 2026 r., w kontekście przygotowań Zjednoczonych Emiratów Arabskich do obowiązkowego e-fakturowania. Jego zdaniem firmy popełniają błąd, traktując wymóg prawny jako cel sam w sobie.
„Zgodność z przepisami powinna być punktem wyjścia, a nie celem końcowym” / „Compliance should be viewed as the starting point, not the end goal.”
W tym samym wywiadzie Sas przekonuje, że tradycyjne miary automatyzacji, czyli czas obsługi, koszt jednostkowy i odsetek STP, nie oddają już całości obrazu, i proponuje pytać raczej o tempo rozwiązywania spraw spornych, przewidywalność przepływów gotówki i poziom kapitału obrotowego. Zastrzega przy tym, że decyzje o większej wadze powinny pozostać po stronie ludzi, a rozstrzygnięcia systemu muszą dać się wyjaśnić i zaudytować.
Za każdą polską firmą AI stoi konkretny człowiek z imieniem i nazwiskiem, często ten sam w kilku miejscach naraz, i to właśnie ludzie, nie tabelki finansowania, są prawdziwym bohaterem tego artykułu.
To stanowisko dostawcy oprogramowania, który sprzedaje rozwiązanie tego problemu
UiPath (NYSE: PATH) 25 marca 2026 r. ogłosił UiPath Solution for Purchase-to-Pay, produkt oparty na agentach AI, obejmujący między innymi automatyczną obsługę wyjątków, klasyfikację niezgodności i kierowanie spraw do właściwych osób. Firma zapowiedziała wtedy ograniczoną dostępność w kolejnych miesiącach. Hitesh Ramani, Chief Accounting Officer i zastępca dyrektora finansowego UiPath, przedstawiał ten produkt jako sposób na domknięcie luk między zakupami a księgowością zobowiązań.
Diagnoza Sasa jest więc jednocześnie opisem rynku i opisem produktu, który jego pracodawca właśnie wprowadza do sprzedaży. Dane Ardent Partners potwierdzają, że problem wyjątków istnieje i jest poważny. Nie wynika z nich natomiast, że rozwiązaniem musi być akurat warstwa agentów AI nad istniejącymi systemami.
Dla polskich firm praktyczna kolejność wydaje mi się odwrotna niż sugeruje materiał prasowy. Najpierw policzenie własnego wskaźnika wyjątków i sprawdzenie, ile z nich generuje import spoza KSeF, a ile błędy po stronie zamówień. Dopiero potem rozmowa o narzędziach. Bez tej pierwszej liczby nie da się ocenić, czy jakakolwiek inwestycja w automatyzację ma sens.
Źródła i metodologia
Artykuł powstał na podstawie analizy redakcji AIPORT.pl oraz dodatkowych źródeł, w tym materiału prasowego UiPath opublikowanego przez Planet Partners z dnia 03.09.2026, raportu Ardent Partners „The State of ePayables 2025″ z czerwca 2025 r. oraz wywiadu z Ionuțem Valentinem Sasem opublikowanego przez Gulf Business 15 lipca 2026 r.
Dane o liczbie faktur wystawionych w KSeF pochodzą z odpowiedzi Ministerstwa Finansów dla Polskiej Agencji Prasowej, cytowanej przez serwis dlahandlu.pl. Harmonogram wdrożenia KSeF zweryfikowano na oficjalnym serwisie ksef.podatki.gov.pl. Informacje o wdrożeniu w Canonie i o produkcie UiPath Solution for Purchase-to-Pay pochodzą z materiałów UiPath oraz z newsroomu spółki.
Cytat Ionuța Valentina Sasa, SVP Finance w UiPath, został zweryfikowany z oryginalnym anglojęzycznym materiałem źródłowym.
Komentarz redakcyjny i ocena kontekstu branżowego: Piotr Wolniewicz, Redaktor Naczelny AIPORT.pl.
Artykuł będzie aktualizowany w miarę pojawiania się nowych informacji o automatyzacji obsługi faktur wyjątkowych i o kolejnych etapach wdrożenia KSeF.
